Viešuosius pirkimus organizuojanti įmonė privalo laikytis visų Viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimų ir užtikrinti visų jų principų įgyvendinimą. Norint tai padaryti organizacija privalo gerai išmanyti pirkimų vykdymo procedūras bei dokumentaciją. Viešųjų pirkimų dokumentų rengimas yra viena svarbiausių dalių, norint išvengti nusižengimų, kuris įtakoja ir pirkimo rezultatus. Kruopščiai bei atsakingai rengiant dokumentaciją, esminė dalis yra techninės specifikacijos reikalavimai.
Viešųjų pirkimų srityje, techninė specifikacija – tai perkamų prekių, paslaugų ar darbų savybių apibūdinimas, pirkimo dokumentuose. Šioje dalyje nurodomas standartas, koks turi būti perkamas objektas, jo funkcinės savybės ar apibūdinama, kokio rezultato tikimasi.
Techninė specifikacija padeda užtikrinti, kad nediskriminuojamas nė vienas tiekėjas ir vykdoma skaidri bei sklandi konkurencija tarp pretendentų laimėti konkursą. Viešųjų pirkimų organizatorius atsakingas, kad reikalavimai būtų suformuluoti aiškiai, kad visi konkurso dalyviai turėtų lygias sąlygas konkuruoti. Išvengus dviprasmybių ir netikslumo tiekėjai gali pasiūlyti gerus sprendimus, o organizatorius įsigyti reikiamą objektą.
Viešųjų pirkimų įstatymas (galioja nuo 2012m. sausio 1d.) numato, kad visos perkančios organizacijos (išskyrus LR diplomatines atstovybes, konsulines įstaigas užsienyje ir LR atstovybes prie tarptautinių organizacijų) iš anksto turi paskelbti viešųjų pirkimų technines specifikacijas. Išimtis taikoma tik mažos vertės pirkimams.
Reikalavimai turi būti paskelbti 10 kalendorinių dienų prieš prasidedant atitinkamam viešajam pirkimui. Už tai atsakinga perkančioji organizacija. Po paskelbimo tiekėjai turi teisę reikšti pastabas bei galimus reikalavimų taisymus, tačiau į juos atsižvelgti ar ne priklauso visiškai nuo konkursą organizuojančios įmonės. Rekomenduojama atsižvelgti į tiekėjų pastabas ir skelbti taisytą techninės specifikacijos projektą, nes šis gali įtakoti pardavėjų suinteresuotumą dalyvauti konkurse.
Iki šiol techninių specifikacijų projektai privalėjo būti skelbiami viešai (išskyrus mažos vertės pirkimus),
Jei techninė specifikacija parengta netvarkingai ir yra suteikiamos nelygios sąlygos tiekėjų konkuravimui, pirkimų organizatorė gali būti apkaltinta pažeidimu ir net susidurti su teisminiais procesai. Dėl to, neišmanantiems viešųjų pirkimų procesų bei dokumentų pildymo reikalavimų, patartina kreiptis į specialistus, kurie padės tai atlikti. Jų dėka ne tik techninė specifikacija bus paruošta tinkamai, bet ir kitos svarbios dokumentacijos dalys.